Il rimborso spese è uno degli aspetti più importanti nella gestione economica di un’azienda. Di cosa si tratta? È, in breve, la restituzione del denaro speso dal lavoratore quando deve essere effettuata una trasferta, ovvero quando le mansioni vengono svolte fuori dalla sede abituale.

 

Secondo la normativa nazionale l’impresa può adottare varie forme di rimborso spese: questo è quanto viene stabilito all’interno del d.P.R. n. 917/1986, meglio noto come TUIR. Per scoprire quali sono non vi resta che proseguire nella lettura.

 

Il rimborso a piè di lista, detto anche analitico, si caratterizza per il fatto che al dipendente vengono conferiti gli emolumenti relativi unicamente alle spese sostenute in occasione di una trasferta.

 

Per ottenere indietro i soldi anticipati, il collaboratore deve fornire una nota spese in cui indica le singole voci sostenute, per le quali allega l’opportuna documentazione fiscale: ricevute, fatture, scontrini, biglietti anonimi e nominativi. A parte i costi relativi ai trasporti, tutti gli altri conseguiti presso il Comune dove è situata la sede sono oggetto di tassazione.

 

Le cose sono diverse per le trasferte al di fuori dei confini del Comune, quelle extra-comunali. Le spese diverse da vitto, alloggio e trasporto non vengono tassate quando raggiungono un importo massimo pari a 15,49 euro per quelle che hanno come teatro il territorio nazionale, che diventa di 25,83 euro nel caso di trasferte estere.

 

Il datore di lavoro può dedurre fino a 180,76 euro al giorno per le trasferte che avvengono in Italia e 253,23 euro per le trasferte che si verificano all’estero.

 

La seconda tipologia di rimborso spese che è possibile effettuare è la diaria, detta altresì rimborso spese forfettario. Si tratta della soluzione considerata più semplice, sia per il lavoratore che a livello amministrativo. 

 

La ragione è semplice: il dipendente non deve aggiungere alla nota spese alcuna documentazione di tipo fiscale per i costi di vitto e alloggio. L'azienda versa una cifra forfettaria a disposizione del lavoratore su scala giornaliera, senza considerare i costi che effettivamente la persona va a sostenere. 

 

L’importo minimo valido per la diaria viene individuato all’interno dei singoli CCNL. Non c’è un limite massimo fissato per legge, che è invece a discrezione del datore di lavoro.

 

Per quanto concerne la tassazione, essa dipende dal luogo dove avviene la trasferta. Vediamo le situazioni che possono verificarsi:

- Trasferta nel Comune di riferimento: la tassazione interessa la totalità dell’importo.

- Trasferte extra-comunali fatte in Italia: la tassazione viene applicata per il reddito che supera i 46,48 euro.

- Trasferte extra-comunali fuori dai confini italiani: la tassazione è applicata per il reddito che supera i 77,46 euro.

 

Il rimborso spese misto è una via di mezzo tra i due precedenti e presenta elementi sia del rimborso analitico che di quello forfettario. Ecco come funziona:

- Al lavoratore viene attribuita una diaria per le spese di vitto, alloggio, trasporto.

- Il dipendente deve presentare l’opportuna documentazione fiscale.

- Se la trasferta avviene nel Comune di riferimento la tassazione è totale, salvo che per le spese di vitto e alloggio.

- Per le trasferte comunali la tassazione presenta più variabili:

non è prevista fino a 46,48 euro se è in Italia; fino a 77,46 se la persona è all’estero;

non è prevista quando il rimborso riguarda anche vitto/alloggio fino a 30,99 euro (Italia); 51,65 euro (estero);

se sono rimborsati sia vitto che alloggio non è prevista per gli importi fino a 15,49 euro (Italia); 25,82 (estero).

 

Precisiamo che la tassazione riguarda unicamente le spese diverse da vitto e alloggio.

 

Il rimborso spese chilometrico spetta a chi utilizza per gli spostamenti l’automobile di proprietà oppure una vettura a noleggio. Questa tipologia comporta l’inserimento della voce relativa all’interno della busta paga, previo utilizzo delle tabelle ACI per il calcolo.

 

Il dipendente deve fornire una documentazione esaustiva sul mezzo adoperato, che l’azienda dovrà verificare, indicando modello, serie, alimentazione dell’auto. Per ottenere l’importo oggetto di rimborso bisogna effettuare una moltiplicazione tra il numero di chilometri stabilito nella tabella dell’ACI e quelli dichiarati.

 

L’ultima tipologia di rimborso spese che andiamo a vedere è quella che spetta ai liberi professionisti che collaborano con un’azienda e che si trovano in trasferta per suo conto. Il lavoratore in questo caso ha due strade:

- Richiedere fattura dei costi sostenuti dall’azienda: la fattura è a nome dell’impresa, la quale ha diritto a detrarre la cifra.

- Anticipare di tasca propria gli importi e poi presentare richiesta di rimborso. In questo caso è il lavoratore a sostenere i costi di tassazione relativi agli importi dichiarati.

 

L’ultima soluzione, come è facile intuire, prevede che la persona possa adottare i medesimi modelli del lavoratore dipendente, sia quello forfettario che quello analitico.